การพัฒนารากฐานด้านไอทีในองค์กร

วิสัยทัศน์ของผู้นำในการวางรากฐานโครงสร้างพื้นฐาน (Infrastructure) เป็นเรื่องสำคัญ รองประธานาธิบดีอเมริกัน (AL GORE) กล่าวไว้ตั้งแต่วันที่ 15 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2536  ดังนี้
"คุณกำลังจะได้เห็นพัฒนาการทางเทคโนโลยีที่ก้าวหน้าขึ้นอย่างรวดเร็ว ความเจริญก้าวหน้านี้ได้ลบเส้นแบ่งเขตของอุตสาหกรรม โดยเฉพาะในเรื่องอุตสาหกรรมคอมพิวเตอร์ อุตสาหกรรมโทรคมนาคม อุตสาหกรรมเคเบิล อุตสาหกรรมสื่อสาร การบริการข้อมูลข่าวสาร ความบันเทิงอุปกรณ์สำนักงาน การผลิต โทรศัพท์...  พัฒนาการของเทคโนโลยีเหล่านี้เป็นตามทฤษฎีวิวัฒนาการของดาร์วิน ที่มีการปรับตัวตามกระแสการเปลี่ยนแปลงและความต้องการของผู้ใช้ ประเทศชาติต้องวางโครงสร้างพื้นฐานที่จะเอื้ออำนวยต่อกระแสการเปลี่ยนแปลง เพื่อความได้เปรียบในกลยุทธ์การแข่งขันและเพื่อให้ประชาชนในชาติและบริษัทต่าง ๆ ได้ประโยชน์จากการขยายตัวของเทคโนโลยีนี้"
พัฒนาการที่ยั่งยืนจะต้องวางรากฐานที่สำคัญไว้ก่อน จากฐานที่มั่นคงจึงสามารถต่อยอดได้โดยไม่ล้มให้สร้างกันใหม่ การวางโครงสร้างพื้นฐานจึงเป็นเรื่องสำคัญที่ทุกองค์กรจะต้องคำนึงถึง
หากพิจารณากันที่องค์กร การวางโครงสร้างพื้นฐานให้กับองค์กรเพื่อเอื้ออำนวยต่อกระแสการเปลี่ยนแปลงทางเทคโนโลยีเป็นเรื่องสำคัญ องค์กรจะได้ประโยชน์อย่างมากจากการใช้เทคโนโลยีโดยเฉพาะในเรื่องไอที
ปัจจุบันนี้การใช้งานไอทีของเราในหลายองค์กรมีลักษณะเป็นไปตามกระแสนิยม เช่นเมื่อเห็นองค์กรส่วนใหญ่มีคอมพิวเตอร์ใช้ ก็รีบดำเนินการจัดซื้อหามาโดยที่ฐานการรองรับการใช้งานยังไม่พร้อม
เทคโนโลยีพัฒนาไปเร็วมาก พีซีที่ซื้อมาวันนี้... อีก 3 ปีข้างหน้าก็ล้าสมัยแล้ว และถ้าเป็นเช่นนี้ก็คงจะต้องไล่ตามซื้อกันไม่รู้จบสิ้น
โครงสร้างพื้นฐานขององค์กรจึงเป็นเรื่องที่ผู้นำจะต้องตระหนักและมองเห็นภาพการพัฒนาที่จะสร้างโครงสร้างพื้นฐานรองรับการใช้งานไอที เพื่อความได้เปรียบโดยเน้นการใช้เทคโนโลยีให้เกิดประโยชน์สูงสุด
ภายในองค์กรมีสิ่งที่จะต้องพิจารณา และจัดเป็นโครงสร้างพื้นฐานที่สนับสนุนการใช้ไอทีหลายอย่าง แต่ละอย่างมีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่ากัน การพัฒนาต้องพัฒนาไปทั้ง "ห้าองค์ประกอบ" นี้ ซึ่งได้แก่ ฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ข้อมูล ข่าวสาร คน และระเบียบพิธีปฏิบัติ
ฮาร์ดแวร์ (Hardware) หมายถึง เครื่องมือที่จะเข้ามาช่วยในการเพิ่มประสิทธิภาพ และอำนวยความสะดวกในการทำงาน การวางรากฐานการใช้เครื่องมือสมัยใหม่ ใช้ระบบการประมวลผลที่ทำให้ทำงานได้รวดเร็วแม่นยำ มีระบบการเชื่อมโยงสื่อสาร เพื่อให้ข้อมูลข่าวสารเดินทางไปถึง และประสานการทำงานเป็นระบบได้ ฮาร์ดแวร์จึงรวมไปถึงอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และระบบสื่อสารข้อมูลต่าง ๆ
ซอฟต์แวร์ (Software) เป็นสิ่งที่จะทำให้เครื่องมืออุปกรณ์ต่าง ๆ ขององค์กรที่ได้จัดหามา มีประโยชน์และทำงานได้ตามวัตถุประสงค์ การที่องค์กรลงทุนจัดหาอุปกรณ์การประมวลผลมาใช้ จะต้องดำเนินการควบคู่ไปกับซอฟต์แวร์ จึงจะทำให้เครื่องอุปกรณ์นั้นมีคุณค่าซอฟต์แวร์จึงมีความสำคัญเช่นกัน
ข้อมูลข่าวสาร (Content) คือเนื้อหาสาระที่สำคัญ การดำเนินการขององค์กรเกี่ยวข้องกับการผลิต การประมวลผล การสรุปผล การทำรายงาน การดำเนินการสื่อสารระหว่างกัน การกระทำเหล่านี้เกิดขึ้นกับเนื้อหาของข้อมูลข่าวสาร ดังนั้น ในองค์กรต้องให้ความสำคัญในเรื่องข้อมูลข่าวสาร ทำอย่างไรจึงจะให้ข้อมูลข่าวสารเข้าไปโลดแล่นอยู่ในระบบและใช้งานได้อย่างเต็มที่
บุคลากร (Peopleware) การใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่จำเป็นต้องพัฒนาบุคลากร มีการฝึกอบรมหรือดำเนินการให้บุคลากรหันมาให้ความสำคัญ และเรียนรู้การใช้เทคโนโลยีสมัยใหม่เพื่อประโยชน์ต่อการพัฒนาองค์กร ความสามารถของบุคลากรจึงเป็นฐานสำคัญในการใช้ไอทีเพื่อประโยชน์ต่อองค์กรโดยรวม
ระเบียบวิธีการปฏิบัติ (Procedure) บางอย่างอาจเปลี่ยนแปลงไป จำเป็นต้องมีการปรับปรุงให้สอดคล้องกับการใช้เทคโนโลยีสอดคล้องกับวิถีการทำงานแนวใหม่ กำหนดขั้นตอนการปฏิบัติงานที่เป็นระบบ หรืออาจจะต้องมีการปรับเปลี่ยนวิถีการทำงานบางอย่างขององค์กร บางองค์กรจึงมีการปรับเปลี่ยนขั้นรุนแรงถึงขั้นรือปรับระบบ (Re-en-gineering) เพื่อให้สอดคล้องกับวิถีการทำงานแนวใหม่ที่มีไอทีเข้ามาสนับสนุน

        พัฒนาการทั้ง "ห้าองค์ประกอบ" นี้ต้องไปด้วยกัน จะเลือกองค์ประกอบใดองค์ประกอบหนึ่งไม่ได้ หากองค์ประกอบหนึ่งองค์ประกอบใดไม่ได้รับการพัฒนา ย่อมทำให้ระบบโดยรวมขององค์กรมีปัญหา เช่น มีการซื้อคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์สื่อสารข้อมูลที่ทันสมัย มีซอฟต์แวร์ที่ทำงานได้เป็นเลิศ แต่ ขาดการดำเนินการกับข้อมูลข่าวสารที่ดี หรือเกือบจะไม่มีข้อมูลข่าวสารใด การลงทุนนั้นก็ดูจะสูญเปล่า
        การพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศในองค์กรจึงต้องพัฒนาจากฐาน โดยเน้นที่ "ห้าองค์ประกอบ" นี้เป็นสำคัญ เหมือนเช่นรองประธานาธิบดี อัลกอร์ ได้กล่าวเน้นว่า จะต้องพัฒนาโครงสร้างพื้นฐาน เพื่อสร้างความได้เปรียบในกลยุทธ์การแข่งขันและสมาชิกทุกคนขององค์กรได้ประโยชน์จากการพัฒนาเทคโนโลยี (ไอที) ที่ก้าวหน้าขึ้นอย่างรวดเร็ว


เขียนโดย : รศ.ยืน ภู่วรวรรณ